Las ventajas de digitalizar tu empresa

La transformación digital es el proceso de utilizar la tecnología para crear cambios en una empresa. En el mundo actual, las empresas aprovechan las soluciones digitales para agilizar los procesos, aumentar la eficiencia y seguir siendo competitivas.

Para las empresas que buscan obtener una ventaja sobre sus competidores, la digitalización de su negocio es un movimiento inteligente. Veamos algunas de las ventajas de digitalizar tu compañía en el 2023.

Ahorro de costos

Una de las principales ventajas de digitalizar tu empresa es el ahorro de costes. Al trasladar los procesos basados en papel a Internet, las empresas pueden ahorrar dinero en material de oficina, como impresoras y papel.

Además, la digitalización puede conducir a una mayor eficiencia, lo que puede reducir los costes laborales y mejorar la productividad. Con procesos racionalizados, las compañías también pueden reducir los gastos relacionados con el almacenamiento y archivo de documentos.

Mejora de la comunicación

La digitalización ha facilitado la comunicación entre las personas, independientemente de dónde se encuentren. Utilizando plataformas de comunicación basadas en la nube como Skype o Slack, las empresas pueden asegurarse de que todo el mundo está en la misma página y tiene acceso a la información más reciente.

Además, la digitalización ha hecho posible que las empresas colaboren con equipos remotos con más facilidad que nunca. Esto hace que sea más fácil para los equipos ubicados en diferentes países o zonas horarias trabajar juntos a la perfección en proyectos sin ningún problema de latencia.

Gestión y análisis de datos

Otra de las grandes ventajas de digitalizar su empresa es la mejora de las capacidades de gestión y análisis de datos. Con las plataformas digitales, las empresas pueden obtener información de datos que antes eran inaccesibles debido a procesos manuales o sistemas obsoletos.

Con estas herramientas en su lugar, las empresas también pueden realizar un seguimiento del comportamiento del cliente con mayor precisión y utilizar estos datos para tomar mejores decisiones sobre cómo operar su negocio.

Además, mediante el uso de herramientas de análisis de grandes volúmenes de datos, las compañías pueden comprender las tendencias de los clientes más rápido que nunca.

Los pasos que debes dar para digitalizar tu empresa en el 2023

En la era digital actual, es más importante que nunca que las empresas realicen la transición de las operaciones analógicas a las digitales.

Para 2023, las empresas que no hayan dado el salto se encontrarán en una seria desventaja en términos de eficiencia y rentabilidad. Pero, ¿cómo se digitaliza una empresa? He aquí una pequeña guía que te ayudará a iniciar el camino hacia la transformación digital.

Paso 1: Audita tus sistemas y procesos actuales

El primer paso en cualquier transformación digital de éxito es evaluar tus sistemas y procesos actuales. Esto implicará hacer un balance de su infraestructura de TI existente.

Además, requerirás comprender dónde se pueden hacer mejoras, así como determinar qué nuevas tecnologías puedes implementar para ir con los cambios de la industria y las demandas de los clientes.

Dedicar tiempo a realizar esta auditoría tecnológica de forma cuidadosa y exhaustiva te permitirá tomar decisiones sobre qué soluciones son más adecuadas para ti.

Paso 2: Crear una estrategia digital

Una vez que sepas qué necesitas mejorar en términos de tecnología, el siguiente paso es crear una estrategia digital para alcanzar tus objetivos. Generalmente, esta estrategia incluye la implementación de nuevas tecnologías, la formación de personal y el desarrollo de métricas basadas en datos.

Además, una estrategia digital para tu empresa deberá incluir objetivos a corto y largo plazo para que todas las partes interesadas sepan qué y cuándo hacer algo. Una estrategia bien elaborada te servirá de hoja de ruta para el éxito durante todo el proceso de transformación digital.

Paso 3: Invertir en tecnologías que impulsen la eficiencia

A la hora de invertir en tecnologías para la transformación digital, es importante centrarte en soluciones que aumenten la eficiencia. Por ejemplo, en lugar de optar por un costo sistema de CRM con funciones que quizá jamás utilices, invierte en un sistema de almacenamiento digital en la nube.

Además, un software para manejar el trabajo remoto de tus empleados o para vigilar la gestión de proyectos puede ser tremendamente útil dentro de tus iniciativas de transformación digital. Un software de inventarios también puede ser conveniente si tienes un ecommerce o vendes diversos productos.

Cómo superar los retos de la digitalización de tu empresa en el 2023

Aunque la transformación digital puede aportar muchos beneficios, también conlleva su propio conjunto de retos. En esta sección, hablaremos de cómo las empresas pueden superar los retos de la digitalización de su negocio en 2023

Seguridad de los datos

Uno de los mayores retos asociados a la digitalización de una empresa en 2023 es la seguridad de los datos. Las compañías deben ser capaces de proteger los datos de sus clientes frente a las ciberamenazas y los actores malintencionados.

Esto significa que deben asegurarse de que sus sistemas son seguros y están actualizados con los protocolos de seguridad y los parches de software más recientes.

Las empresas también deben plantearse invertir en servicios profesionales de ciberseguridad que puedan detectar cualquier amenaza potencial antes de que se convierta en un problema

Adaptarse a las tecnologías cambiantes

Otro reto al que se enfrentan las empresas es mantenerse al día con las tecnologías que cambian rápidamente.

Actualizarse en conocimientos tecnológicos requiere tiempo y dinero, así como un equipo bien informado que comprenda cómo funcionan estas tecnologías y cómo pueden beneficiar a tu empresa.

Por ende, es crucial que inviertas en formación para tu personal para que pueda mantenerse a la vanguardia en lo que se refiere a comprender las nuevas tecnologías y poder utilizarlas con eficacia

Encontrar el talento adecuado

Otro obstáculo importante que las empresas deben superar al digitalizar sus operaciones es encontrar el talento adecuado.

Contar con un talento que esté cualificado y tenga la experiencia suficiente para dirigir con éxito las transformaciones digitales dentro de una empresa será crucial en el 2023.

Es conveniente para ti contemplar la contratación de profesionales expertos en áreas concretas, como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (AM) o la computación en la nube. Así, sacarás el máximo partido de todas tus inversiones en iniciativas de transformación digital en el 2023.

El futuro de las empresas digitalizadas en el 2023

La era digital ha cambiado drásticamente la forma de operar de las empresas. En el futuro, veremos más empresas en transición hacia un sistema totalmente digitalizado con tecnologías basadas en datos y automatización.

Pero, ¿hasta qué punto cambiarán las cosas? Veamos cómo será el futuro de las empresas digitalizadas en 2023

Tecnologías basadas en datos

Las tecnologías basadas en datos se están convirtiendo rápidamente en esenciales para las empresas de todos los tamaños. Al recopilar y analizar los datos de los clientes, las empresas pueden obtener información valiosa sobre sus operaciones y las necesidades de los clientes.

Esto les permite tomar decisiones informadas sobre la mejor forma de optimizar sus servicios y productos para lograr el máximo éxito. Además, las tecnologías basadas en datos ayudan a las empresas a identificar oportunidades de crecimiento, como nuevos mercados o líneas de productos ampliadas

Automatización

La automatización es otra tecnología cuya popularidad está creciendo rápidamente entre empresas de todos los tamaños. La automatización quita tareas mundanas de las manos humanas y permite que las máquinas se encarguen en su lugar.

Esto libera tiempo y energía que pueden emplearse en tareas más importantes, como la atención al cliente o los esfuerzos de marketing. La automatización también ayuda a reducir costes al eliminar los gastos de mano de obra, liberando fondos que pueden emplearse en otras iniciativas

Computación en la nube

La computación en nube es uno de los avances más importantes de los últimos años en lo que respecta a la digitalización de los procesos y operaciones empresariales. La computación en nube consiste en almacenar datos a distancia en servidores en la nube, en lugar de en discos duros u ordenadores locales.

Esto facilita a las empresas el acceso a sus datos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, simplifica la colaboración entre los miembros de un equipo que pueden estar trabajando desde distintos lugares del mundo.

La computación en nube también reduce los costes de TI, ya que las empresas no tienen que mantener ellas mismas costosos sistemas de hardware o software, sino que simplemente pagan una cuota por el acceso a la nube de terceros que gestionan estos sistemas por ellas.

Conclusiones

La digitalización de tu empresa es un proceso que requiere mucha planeación y ejecución, pero los beneficios valdrán la pena. Si te estás preguntando cómo puedes digitalizar tu empresa en el 2023, aquí tienes algunos tips para lograrlo.

Lee la nota completa Cómo digitalizar tu empresa en el 2023 en nuestro blog Marketing y Finanzas.

11 ventajas de implementar la gestión contractual en tu empresa

Antiguamente todas las empresas gestionaban y almacenaban sus documentos formales de forma física, almacenados en grandes archivadores repletos de contratos, documentación y proyectos que año tras año se iban acumulando.

Si una empresa quiere seguir aplicando estrategias de mejora continua y no quedarse estancada en el pasado mediante procesos engorrosos y obsoletos, debe enfocarse en implementar una solución tecnológica que le permita   llevar el orden y la organización de toda su documentación jurídica. La información que maneja cada una de las empresas es muy valiosa, no obstante,  hay algunas que todavía no se han decidido por dar el salto a la digitalización de los procesos.

Estas son las 11 ventajas que podrás tener si implementas una solución enfocada a la gestión contractual en tu empresa:

1. 1. Gestión de contratos: Gracias a los nuevos software disponibles, conseguirás tener, de una manera centralizada, todos los contratos almacenados en un solo lugar. Esto no solo supondrá una ayuda para el trabajador encargado de tramitarlos, sino que ayudará al correcto cumplimiento de cada uno de ellos. La gestión del ciclo de vida de los contratos te permitirá reducir la carga administrativa, tener total visibilidad de todo el proceso contractual con las diferentes áreas involucradas, y sobre todo, agilizar tareas tediosas como tener que firmar documentos presencialmente gracias a las soluciones de firma electrónica certificada.
   2. Velocidad: El acceso a la base de datos es instantáneo y por lo tanto tendrás acceso directo para poder comprobar la situación laboral de cada uno de los trabajadores simplemente por su nombre.
   3. Espacio: Se ha acabado la época de almacenar montañas de papeles. Gracias a Webdox CLM puedes tener toda la información en un solo lugar.
   4. Evita errores: El error humano es común en los procesos que se realizan de forma manual, por lo que un software de gestión de contratos, pasa a ser un partner estratégico que apoyará todo el proceso de creación y gestión contractual, mediante funcionalidades que permiten agilizar cada etapa del ciclo de vida del contrato de manera digital y bajo los más altos estándares de seguridad, reduciendo así, la exposición al riesgo y fallas en los procesos.
   5. Estandariza la comunicación: Un software para la gestión de contratos, permite mantener conectadas a todas las áreas involucradas en el proceso contractual, así como también, a los diferentes actores internos y externos de la empresa, con el objetivo de gestionar, revisar  y firmar electrónicamente todos contratos y diversos documentos, teniendo total visibilidad de su evolución en tiempo real.

6. Ahorro en tiempo y recursos: Al no gastar papel ni tinta, podrás ahorrar bastante dinero, tener buena gestión, además de contribuir al medio ambiente Con un software de gestión de contratos, también se generan ahorros en el proceso de firma de documentos, al no tener que utilizar insumos asociados al documento físico y no tener que asistir de forma presencial a suscribir los documentos, porque todo se puede hacer de manera digital, incluso la firma.

7. Cumplimiento de la normativa: En el software CLM todo está digitalizado según la normativa vigente por cada país, por lo tanto, no tendrás que estar pendiente de si se cumple o no,  ya que la herramienta se va actualizando constantemente gracias a su equipo de expertos

8. La información no se pierde: Todos los documentos y contratos que se gestionen con un software CLM,  quedan almacenados en la nube y de forma segura. Puedes acceder a la información que requieras en cualquier momento y lugar, sin perder la data histórica de los contratos o documentos que necesites revisar.

9. Seguridad de la información: La información de los contratos y documentos jurídicos de la organización  estarán protegidos, al disponer de un equipo que preserva su completa seguridad, llevando a cabo pruebas de vulnerabilidad y brindando seguridad a sus usuarios con numerosas certificaciones.

10. Firma electrónica: un software para la gestión de contratos como Webdox CLM, cuenta con soluciones de firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), e integraciones con los distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada por país.

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Estas son las principales ventajas de la gestión contractual a través de los nuevos software como es el caso de Webdox CLM. El futuro es ahora, permite que tu empresa avance con la tecnología necesaria para obtener los  mejores resultados.

Lee la nota completa ¿Cuáles son las 11 principales ventajas de la gestión contractual? en nuestro blog Marketing y Finanzas.

Es por eso que la comunicación interna en las empresas representa el flujo mas importante para que fluyan los procesos de manera más optima y los objetivos organizacionales se puedan llevar a cabo.

La comunicación interna se debe considerar como algo que afecta al rendimiento de las empresas, se tengan dos o mil empleados. Las empresas que tienen buena comunicación explicando sus valores, no solo a sus socios,  y clientes, sino también a sus empleados, suelen tener mejores resultados. Las empresas deben realmente considerar la comunicación interna como una cuestión de alto rendimiento para comunicar su propuesta de valor. 

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¿Qué es la Comunicación Interna en las organizaciones?

La Comunicación Interna es el conjunto de acciones de información y fomento del dialogo que la dirección de una organización pone en marcha con sus empleados para lograr que ellos tengan una mejor visión y comprensión de qué es su organización, hacia dónde va, qué pretende y qué ganan los empleados colaborando con la misma, este concepto según Pablo Gonzalo experto en comunicación interna.

«Un empleado que no comprende por qué es bueno que una organización evolucione, difícilmente podrá comprometerse con el logro de los resultados»  -Pablo Gonzalo-

Objetivos  de la Comunicación Interna en las Organizaciones

Desarrollar el sentido de pertenencia de todos los miembros que conforman una organización, dando a conocer la información relevante de la empresa no como simple información sino involucrando a los empleados en todos los procesos de dicha organización.

Alcanzar una autoimagen que se corresponda con la imagen global que la personalidad corporativa define como objetivo estratégico de la compañía.

Informar oficialmente

Democratizar la comunicación

Implicar y motivar a los miembros de la organización

Compartir los éxitos de la empresa.

Según Francisca Morales ( profesora de comunicación de la UAB ), alcanzar estos objetivos significa que la gestión estratégica de la Comunicación Interna redundará en la generación de valor de la organización.

Tipos de Comunicación Interna

La Comunicación Formal transmite mensajes de forma explícita y son oficiales por la organización y está perfectamente definida. Según Francisca Morales, se plasma de forma gráfica en las líneas horizontales y verticales del organigrama y nos conecta directamente con estos canales:

a) La comunicación descendente. Es el tipo de comunicación formal más básico y tradicionalmente utilizado. Surge de la alta dirección y desciende de forma vertical hacia los niveles inferiores. Ejemplos:

• Reglamento interno de trabajo
• Publicación institucional (revista o periódico)
• Carta al personal
• Reuniones informativas
• Entrevista
• Cartelera
• Circulares y correos electrónicos grupales

b) La comunicación ascendente. Surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente. Nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa. Ejemplos:

• Buzón de sugerencias
• Entrevista
• Intranet
• Correo electrónico
• Círculos de calidad
• Reuniones periódicas

c) La comunicación horizontal. Se produce entre personas y departamentos que están en un mismo nivel jerárquico, por lo tanto se desplaza siguiendo las líneas horizontales del organigrama, en sus diferentes niveles, produciendo un intercambio de informaciones entre compañeros o iguales. Ejemplos:

• Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
• Sesiones informativas
• Correo electrónico
• Redes sociales oficiales de la organización

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Los canales de Comunicación Informal no están planificados. Surgen de las relaciones sociales que se desarrollan entre los miembros de la organización y representa una parte importante de toda la comunicación que se genera en las grandes organizaciones.

¿Son las redes sociales parte de la comunicación interna de las organizaciones?

En nuestra experiencia, las redes sociales de hoy ( como facebook, Twitter o Instagram) son parte del paquete de comunicación de las empresas, por tal motivo no se debe temer a comunicar por estas redes sociales. Hoy los clientes están creyendo en lo que dicen las redes sociales y éstas deben volverse aliadas de las empresas; lo que obliga a ser más honesta y transparente la organización, y deben permitir que sus empleados se conviertan  en embajadores de la marca a través de estas redes sociales.

» La comunicación interna debe hacernos entender el lenguaje del negocio. Sin escuchar, no es posible ser influyente. Aceptar que los empleados son constructores de reputación y deben estar involucrados en toda la información de las organizaciones»  -Pablo Gonzalo-

Comunicación Interna ejemplos de cómo compartirla

• Intranet.
• Revista digital.
• Reuniones aleatorias.
• Manual de bienvenida.
• Revista interna impresa.
• Jornadas de puertas abiertas.
• Convención anual.
• Cartelera de anuncios.
• Teléfono de información.
• Reuniones con la dirección.
• Buzón de sugerencias.

Claves para una buena Comunicación Interna

Según el Español Pablo Gonzalo experto en comunicación, estas son las cuatro claves que debe tener su organización para una exitosa comunicación interna:

• Construir un relato creíble,  en el que los profesionales puedan reconocerse. No podemos olvidar que los profesionales conocen muy bien –aunque sea de forma fragmentada- la empresa en la que trabajan, tienen vivencias sobre la misma cuyo poder de convicción es muy superior al de cualquier mensaje que la Dirección pueda trasladar, por muy brillante que este sea.
• Saber Escuchar.  Porque todos los trabajan en la empresa tienen un punto de vista sobre la misma y si no se sienten escuchados no querrán escuchar a la CI corporativa.
• Fomentar el diálogo y la participación. Las empresas gestionan su comunicación interna para lograr unos profesionales más comprometidos, que aporten más. Para que esa aportación pueda ocurrir, es imprescindible abrir espacios para que los conocimientos y experiencias de los profesionales sean tenidos en cuenta.
• Coherencia entre el discurso impulsado por la comunicación interna corporativa y el que muestran y ejemplifican cada día los directivos ante sus equipos. No puede hacer incoherencia entre lo que la empresa dice a través de los canales corporativos y lo que los jefes dicen y exigen cada día en los puestos de trabajo.

Es muy importante que las organizaciones entiendan la importancia de la comunicación interna pero aún mejor,  que creen mecanismos para hacerla efectiva. Se debe involucrar a los empleados no como un simple público sino, como actores principales de la información, permitirles comunicar sus opiniones en todos los canales de comunicación que existan dentro de las organizaciones.

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Qué es Competitividad? Es la capacidad de una empresa (o país) para mantener la ventaja sobre su competencia a largo plazo, obteniendo creciente rentabilidad mediante la venta de bienes o servicios más atractivos que otros productos similares ofrecidos por los competidores. Según el Blog de JavierMejias.com

Puesto así, se trata de variables que podamos comparar buscando la rentabilidad para ser sostenida en un tiempo determinado, Colombia, ocupó el lugar 66 entre 144 países en materia de competitividad en 2013 con con un puntaje de 4.2/7, según el Foro Económico Mundial, FEM. Fuente Revista Dinero.

Existe otro termino que es necesario definir ya que muchas veces se presta para ser mal entendido frente a la competitividad, se trata de la Productividad; es la relación entre los recursos invertidos en producir algo o en prestar un servicio y la producción obtenida. Tomado del Blog de JavierMejias.com

Con estos términos podemos analizar el panorama actual de nuestra región en donde según estudio del Dane el 61% de las empresas en Colombia no son innovadoras (no aplican VALOR a sus productos o servicios) y por lo tanto su capacidad productiva y competitiva se ve afectada ya que la Innovacion es otro gran factor que predomina en el camino de la Competitividad y es una gran realidad que le ha permitido a los países desarrollados sostener y hacer avances en sus economías.

En conclusión la “Locomotora de la Competitividad” esta prendida pero ha llegado la hora de echarla a caminar ya que en las actuales condiciones de los mercados, las regiones y las empresas que no se comprometan con estos factores posiblemente no hagan parte del panorama empresarial del futuro; y como dijo el experto en Branding Andy Stalman:

“No se puede usar un mapa viejo para descubrir un mundo nuevo”

Vídeo de Negocios en Tele Medellin Sobre Competitividad:

Presentación de la Conferencia del Dr. Nelson Beltran en el marco del «Encuentro de Competitividad»

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