Con el avance de la tecnología, la gestión contractual ha evolucionado mucho y ahora disponemos de software avanzados como es el caso de Webdox CLM, solución para la gestión y administración del ciclo de vida del contrato que puede hacer tu trabajo mucho más ágil y sencillo. A continuación, te contamos cuáles son las 11 principales ventajas de la gestión contractual.
11 ventajas de implementar la gestión contractual en tu empresa
Antiguamente todas las empresas gestionaban y almacenaban sus documentos formales de forma física, almacenados en grandes archivadores repletos de contratos, documentación y proyectos que año tras año se iban acumulando.
Si una empresa quiere seguir aplicando estrategias de mejora continua y no quedarse estancada en el pasado mediante procesos engorrosos y obsoletos, debe enfocarse en implementar una solución tecnológica que le permita llevar el orden y la organización de toda su documentación jurídica. La información que maneja cada una de las empresas es muy valiosa, no obstante, hay algunas que todavía no se han decidido por dar el salto a la digitalización de los procesos.
Estas son las 11 ventajas que podrás tener si implementas una solución enfocada a la gestión contractual en tu empresa:
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- Gestión de contratos: Gracias a los nuevos software disponibles, conseguirás tener, de una manera centralizada, todos los contratos almacenados en un solo lugar. Esto no solo supondrá una ayuda para el trabajador encargado de tramitarlos, sino que ayudará al correcto cumplimiento de cada uno de ellos. La gestión del ciclo de vida de los contratos te permitirá reducir la carga administrativa, tener total visibilidad de todo el proceso contractual con las diferentes áreas involucradas, y sobre todo, agilizar tareas tediosas como tener que firmar documentos presencialmente gracias a las soluciones de firma electrónica certificada.
- Velocidad: El acceso a la base de datos es instantáneo y por lo tanto tendrás acceso directo para poder comprobar la situación laboral de cada uno de los trabajadores simplemente por su nombre.
- Espacio: Se ha acabado la época de almacenar montañas de papeles. Gracias a Webdox CLM puedes tener toda la información en un solo lugar.
- Evita errores: El error humano es común en los procesos que se realizan de forma manual, por lo que un software de gestión de contratos, pasa a ser un partner estratégico que apoyará todo el proceso de creación y gestión contractual, mediante funcionalidades que permiten agilizar cada etapa del ciclo de vida del contrato de manera digital y bajo los más altos estándares de seguridad, reduciendo así, la exposición al riesgo y fallas en los procesos.
- Estandariza la comunicación: Un software para la gestión de contratos, permite mantener conectadas a todas las áreas involucradas en el proceso contractual, así como también, a los diferentes actores internos y externos de la empresa, con el objetivo de gestionar, revisar y firmar electrónicamente todos contratos y diversos documentos, teniendo total visibilidad de su evolución en tiempo real.
6. Ahorro en tiempo y recursos: Al no gastar papel ni tinta, podrás ahorrar bastante dinero, tener buena gestión, además de contribuir al medio ambiente Con un software de gestión de contratos, también se generan ahorros en el proceso de firma de documentos, al no tener que utilizar insumos asociados al documento físico y no tener que asistir de forma presencial a suscribir los documentos, porque todo se puede hacer de manera digital, incluso la firma.
7. Cumplimiento de la normativa: En el software CLM todo está digitalizado según la normativa vigente por cada país, por lo tanto, no tendrás que estar pendiente de si se cumple o no, ya que la herramienta se va actualizando constantemente gracias a su equipo de expertos
8. La información no se pierde: Todos los documentos y contratos que se gestionen con un software CLM, quedan almacenados en la nube y de forma segura. Puedes acceder a la información que requieras en cualquier momento y lugar, sin perder la data histórica de los contratos o documentos que necesites revisar.
9. Seguridad de la información: La información de los contratos y documentos jurídicos de la organización estarán protegidos, al disponer de un equipo que preserva su completa seguridad, llevando a cabo pruebas de vulnerabilidad y brindando seguridad a sus usuarios con numerosas certificaciones.
10. Firma electrónica: un software para la gestión de contratos como Webdox CLM, cuenta con soluciones de firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), e integraciones con los distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada por país.
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Estas son las principales ventajas de la gestión contractual a través de los nuevos software como es el caso de Webdox CLM. El futuro es ahora, permite que tu empresa avance con la tecnología necesaria para obtener los mejores resultados.