Emprender es un tema que ha despertado mucho interés y se han dedicado grandes esfuerzos para tratar de entender los determinantes del éxito, así como las mejores formas para apoyarlos.
El emprendedor lleva a cabo un negocio y se encarga de su diseño, lanzamiento y de la toma de decisiones para que este sea exitoso. Las altas tasas de fracaso y el entorno desafiante en el que se desenvuelven las empresas nos dice que no es algo fácil de conseguir.
Por ello para emprender, es necesario contar con el apoyo de herramientas adecuadas para poder tener éxito. Hoy en día uno de los aspectos más importantes en el uso de los programas o software adecuado para tener una mayor eficiencia, pero tambien que sean de bajo costo.
Con esto en mente, presentamos a continuación los mejores programas que un emprendedor puede usar para empezar en su empresa y emprender su nuevo camino hacia el éxito.
5 Programas que te darán mucho la mano al momento de Emprender
1. Software para la elaboración de documentos
Bien se trate de un contrato para un cliente, un pedido para un proveedor o un documento interno, las empresas y los emprendedores deben estar haciendo documentos de manera constante. Por ello, aunque pueda pasar algo desapercibido, un buen programa para elaborar documentos y trabajar en conjunto con diferentes miembros del equipo es algo fundamental.
La suite de documentos de Google (Google Docs, Sheets y Slides) es una gran alternativa para conseguirlo, aunque tambien hay empresas que prefiere el uso de la suite de Microsoft. Ambas ofrecen herramientas de suma utilidad y son muy completas, sin embargo, la opción de Google ofrece ventaja para el trabajo colaborativo, cosa que puede ser de gran importancia para que varias personas hagan cambios en paralelo sobre el documento.
Además, la ventaja de poder almacenar en la nube documentos importantes brinda una gran ventaja: poder acceder a ellos desde cualquier sitio, en cualquier dispositivo. Esto puede ser importante como emprendedor, para poder modificar rápidamente los documentos u obtener la información que se desea al momento. Por ejemplo, si necesitas consultar los términos del contrato con un proveedor o reenviarlo para consultarlo algún dato puntual.
2. Programa para firma de documentos
Al momento de emprender un negocio y constituir una empresa, son varios los trámites que se deben hacer y que requiere la firma del documento. Desde la firma de los trámites legales, la apertura de cuentas bancarias, firma de contratos, servicios y demás, son variados los documentos que se pueden tener que firmar en algún momento.
Actualmente, las firmas digitales son una gran facilidad, ya que permiten firmar documentos de manera legal sin tener que estar presencialmente en el sitio.
Uno de los ejemplos de esta tecnología es DocuSign, un empresa líder en la firma digital de documento, garantizando la seguridad del documento y la autenticidad de la firma, de modo que solo la persona que debe firmar pueda autorizar la firma.
Esto puede ser de gran ayuda para gestionar los contratos con proveedores en el extranjero, contratar servicios en el extranjero o hacer algún trámite en una ciudad diferente. Por ello, puede ser de gran conveniencia para la empresa contar con un programa de este estilo, protegiendo la identidad de la empresa y sus documentos.
3. Programa para la gestión de la empresa (ERP)
La gestión de una empresa no es una tarea sencilla y puede llegar a ser muy desafiante, por ello, se debe procurar tener control y tener información de lo que tiene la empresa. Para lograr gestionar de manera efectiva, es recomendable contar con un programa y, afortunadamente, hay varias opciones para elegir en el mercado.
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son programas que permiten llevar el control de todo lo que ocurre en las empresa y que incide en la gestión de la misma, entre lo que tenemos: ingresos, ventas, compras, inventario, contabilidad, gastos y otros. Contar con la posibilidad de llevar control de estas variables con un programa brinda la posibilidad de hacer una mejor gestión.
Por ejemplo, Holded ofrece un programa ERP para PYMES, con el que se puede controlar el stock que tiene la empresa, permite haces pagos de manera automática usando plataformas como PayPal, gestionar documentos, nominas, calcular impuestos, automatizar la contabilidad y mucho más.
Sin duda es una de las opciones más completas en el mercado para las PYMES y permite, no solo ahorrar dinero, sino ganar tiempo al tener una mayor eficiencia. Otro punto positivo es la posibilidad de tener control continuo sobre el inventario, esto puede ser de gran ayuda para empresas que deban planificar importaciones de productos con antelación, ante la crisis que vivimos actualmente en la cadena de suministros.
Sumado a la posibilidad de automatizar pagos a proveedores y el calculo de impuestos automáticos, el emprendedor y las personas encargadas de la gestión de la empresa podrán dedicar menos tiempo a actividades repetitivas y centrarse en aspectos que sumen más al crecimiento y desarrollo de la empresa.
4. Programa para la gestión de clientes (CRM) y facturación
Otro aspecto que debe ser capaz de manejar una empresa es la relación con los clientes y esto tambien puede exigir tiempo para completarlo. Por suerte, podemos encontrar programas en el mercado como lo son los CRM.
Un CRM (Customer Relationship Management) es un programa que nos ayuda a la gestión de las relaciones con el cliente, en dónde hay distintas opciones o enfoques para utilizarlo.
Podemos encontrar programas enfocados en la parte operativa, buscando automatizar la atención al cliente o facilitar las ventas. Otras alternativas se enfocan en la parte analítica que busca identificar los patrones y características de los clientes para hacer más efectivo el marketing y las relaciones con los clientes; por último, los programas enfocados en la coloración, buscarán brindar información a otras áreas de la empresa la información obtenida de los clientes.
Elegir un CRM acorde a la empresa será una decisión importante y esta dependerá de los requerimientos de la empresa, así como del presupuesto disponible y la capacidad de implementarlo en la estructura de la empresa.
Por ejemplo, el CRM de Holded cuenta con funcionalidad para la gestión de proyectos, mantener información de contacto con el cliente, tener un panel de información, obtener informes y mucho más. Por ello, es una gran opción si deseas facilitar la administración de tus clientes, ahorrando muchas horas de trabajo a la semana.
Tambien se pueden encontrar sistema automatizados de facturación, algo que puede ser de gran ayuda y de suma importancia para los negocios minoristas en donde se recibe una gran cantidad de pedidos, tal como puede ser una tienda de ropa.
La idea será poder generar una factura de manera automática con un programa cada vez que la persona realice un pedido en la página web. Esa orden será recibida de manera automática en el almacén para hacer el envío del producto y la facturación se hará de manera automática gracias al sistema. Este es un claro ejemplo de los beneficios que pueden ofrecer los programas para los emprendedores y PYMES.
5. Sistemas para almacenamiento seguro de datos
Actualmente los datos son un material muy valioso para las empresas, ya que gracias a la capacidad de computo y de análisis que existe, se puede obtener gran información de la operatividad de la empresa.
Esto es algo que se repite en los diferentes departamentos o áreas de una empresa. Por ejemplo, el personal de la empresa generará datos sobre las horas trabajadas, los productos elaborados, días de vacaciones y más. La facturación permitirá saber el ticket promedio de compra, cada cuanto tiempo compra un cliente y sus patrones de consumo. Esto se repite para las estrategias de marketing, para los pedidos a proveedores, la información de contacto de clientes y mucho más.
Esto representa una gran oportunidad para obtener información a partir del análisis de los datos, pero tambien lleva la responsabilidad de mantener seguros los datos. Por ello, surge la necesidad para los emprendedores y PYMES de buscar alternativas para almacenar los datos de manera segura.
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Ante ello, pueden desarrollar mecanismos para protegerlos o pueden optar por programas que garanticen la seguridad de los mismos, tal como puede ser Atico34 Platform o Pridatect. Estos programas serán de gran utilidad para cumplir con regulaciones de protección de datos, exigidas en algunos países.
Emprender con las herramientas correctas
Luego de haber visto las diferentes herramientas que puede utilizar un emprendedor para la gestión de su proyecto, podemos ver que son muchas las opciones disponibles, con distintas aplicaciones.
Por ello, si quieres emprender, es importante apoyarse en las herramientas tecnológicas actuales que serán de gran ayuda para desarrollar una empresa competitiva en el mercado y que pueda ser eficiente, evitando destinar recursos en procesos que pueden ser automatizados.