Contar con un sistema de nómina es fundamental para cualquier empresa hoy en día, pues los procesos son más acertados y se realizan en menor tiempo.
La nómica es un proceso complejo en el que los errores no están permitidos, pues incurrir en un error puede llevar a que la empresa tenga problemas legales. Es por ello que cada día existen más empresas que recurren a los sistemas de nómina para llevar a cabo estos procesos.
Contar con un sistema de nómina puede aliviar las cargas dentro de la empresa y reducir al máximo los errores, sobre todo si este está actualizado con la legislación laboral o fiscal, considerando las respectivas retenciones y cálculos de impuestos.
En este sentido, los softwares de nóminas son herramientas que pueden almacenar bastante información sobre los empleados, tales como los formularios, información personal, certificaciones, ingresos, entre otros.
Asimismo, un sistema de nómina permite registrar el horario y el tiempo trabajado por los empleados, haciendo un cálculo preciso que es necesario para proceder al pago mensual o quincenal.
Cuando se tiene toda la información necesaria, el sistema de nómina automatiza el proceso y se puede proceder a la elaboración de la nómina, actualizando la información, verificando el contenido y aprobándola.
El pago de un trabajador se calcula tomando en cuenta los ingresos brutos y calculando el monto de las deducciones que se deben realizar por ley. Este proceso puede resultar tedioso y conducir a errores si se efectúa de forma manual. Pero, implementando el sistema de nómina esto será mucho más sencillo.
Algunos sistemas de nómina están vinculados con centros bancarios, por lo que se puede asociar el sistema al sistema contable y que el proceso sea mucho más rápido, ya que el sistema envía a las entidades bancarias los montos que se han calculado.
¿Qué procesos puedo manejar con un sistema de nómina?
Algunos procesos que se pueden manejar con un sistema de nómina son los siguientes:
- Reportes
- Almacenar información de cada empleado
- Liquidación de nómina, bien sea quincenal o mensual
- Generar comprobantes de pago
- Enviar comprobantes de pago por correo electrónico
- Liquidación de las prestaciones sociales
- Actualización de algunas incidencias del trabajador, como las incapacidades, por ejemplo
- Liquidación de los empleados que han renunciado o cuyos contratos han finalizado
- Calcular las liquidaciones
- Calcular las vacaciones o las cesantías
- Contar con un historial de pagos
- Calcular los impuestos, entre otros
Tal como se ha mencionado, un sistema de nómina es importante para una empresa porque estos permiten que no existan errores en los procesos, o que estos sean mínimos.
También permite que los cálculos y los pagos se realicen en el tiempo correcto. Por lo general, estos programas son fáciles de usar, es decir, que tanto el personal de nómina o de recursos humanos los puede usar; incluso, los empleados, en la opción de autogestión, también pueden acceder al sistema y corroborar su información.
Por último, el tiempo que se dedica a todas estas tareas es reducido, así que no se necesita contratar a un gran número de personal ni invertir horas para hacer los cálculos. Al final, todo esto se traduce en mayor productividad.